K čemu vlastně je zálohová faktura? Vždyť když chci, aby mi zákazník něco zaplatil, vystavím mu běžnou fakturu. Ano, ale co když toho zákazníka ještě neznám. Třeba si objednal hromadu zboží, které nemám standardně skladem a musím jej kvůli němu objednat. Nebo jde o velkou zakázku na rekonstrukci koupelny, kde musím dopředu nakoupit materiál a celou částku dostanu zaplacenu až po předání hotového díla? 

Co teď? Jak postupovat?

Co když zákazník zboží neodebere nebo si rekonstrukci rozmyslí? Určitě ne, takové riziko nestojí za to podstupovat.

A právě pro tyto účely tu máme zálohové faktury. Někdy se jim také říká „proforma faktury“ a slouží právě k platbě předem. Zálohová faktura v podstatě k ničemu nezavazuje. Vy ji vystavíte a pracovat začnete až ji zákazník zaplatí. Je to taková pojistka pro vás abyste měli pokryté alespoň nutné náklady, kdyby se něco pokazilo. 

Zálohová faktura může být v libovolné výši budoucího obchodu. Záleží jen na dohodě s klientem. Může to být 50 % z celkové částky, nebo tolik aby to pokrylo větší část nákupu materiálu.  Pokud podnikáte ve službách, tak jsou obvyklé spíše nižší desítky procent. V zásadě jde vždy o to, aby vám zálohová platba pokryla, když ne celý ušlý zisk tak alespoň jeho část.

Vystavení zálohové faktury tedy přináší jisté komplikace, ale tyto jsou vyváženy nižším rizikem pro vás. Protože kromě výše uvedeného je také výhodou, že povinnost odvést DPH vám vzniká až v okamžiku kdy dostanete úhradu zálohové faktury.   

V čem je zálohová faktura jiná od běžné faktury?

Především, zálohová faktura není daňovým dokladem. Vzniká před dodáním zboží, služeb i před samotnou platbou. Zálohová faktura nevstupuje do účetnictví.

 Až v okamžiku zaplacení zálohové faktury vám nastávají povinnosti. Pokud jste plátce DPH, máte dvě možnosti, jak dále postupovat. Pokud nejste plátce DPH tak jen jednu. 

Plátce DPH by měl do 14 dnů od přijetí platby vystavit buď konečnou fakturu kde bude záloha odečtena od celkové částky, nebo může vystavit daňový doklad k zaplacené záloze. Druhá možnost se používá zejména tam kde víte, že konečná fakturace bude za delší dobu než 14 dní od úhrady zálohy, nebo pokud bude konečná faktura vystavena až v dalším období DPH. 

Neplátce DPH to má jednodušší, protože vystavuje jen konečnou fakturu s odečtenou zálohou.

Co přesně na zálohové faktuře musí být uvedeno?

Zákonem nejsou stanoveny přesné náležitosti zálohové faktury, ale i když může vypadat v podstatě libovolně, doporučuji, aby obsahovala stejné údaje jako běžná faktura. Co je podstatné: musí na ní být uveden text: „Není daňovým dokladem“

Na zálohové faktuře můžete uvést jak prodávané zboží, tak pouze text, který popisuje k čemu se úhrada vztahuje.

Na daňové faktuře k zaplacené záloze je pak naopak nutné mít text: „Daňový doklad k zaplacené záloze č.xxxx“ . Dále zde musí být uveden datum zdanitelného plnění jako datum přijetí platby.

Konečná faktura pak bude obsahovat předmět fakturace a odečtenou zálohu. A tady pozor! Pokud jste vystavili daňový doklad k zaplacené záloze, odečítáte základ daně zálohy od základu daně konečné faktury. Je to proto, že jste DPH už odvedli daňovým dokladem k zaplacené záloze. V opačném případě, kdy nebyl vystaven daňový doklad k zaplacené záloze, odečítáte uhrazenou zálohu od celkové fakturované částky s DPH.

Vypadá to složitě, že ano?

Naštěstí náš systém Trynx tyto činnosti maximálně zjednodušuje:

• Při úhradě zálohové faktury kliknete na tlačítko „uhradit“ a poté na „daňová faktura“.
• Konečnou fakturu pak můžete vytvořit také ze zálohové faktury kliknutím na „konečná faktura“. Automaticky se přenesou položky, a správně se odečte záloha.
• Nebo můžete vystavit konečnou fakturu ručně a přes tlačítko „úhrady a zálohy“ spárovat zálohovou fakturu a tím provést její odečtení z konečné faktury.

V praxi může vznikat spousta další zajímavých situací. Například:

• Více záloh na jednu konečnou fakturu
• Více konečných faktur, které čerpají z jedné zálohy
• Zálohy v různých sazbách DPH

Ale nemusíte mít strach, s tím vším si Trynx poradí a opět vám ušetří práci.

Přeji hezký den

Tomáš Halász