Vést skladové hospodářství je nezbytností pro každého kdo prodává zboží, na tom se určitě shodneme. Je potřeba mít přehled o ziskovosti vašich prodejů, aktuálním stavu skladu. A v neposlední řadě mít k dispozici inventurní soupis pro účetní.

Nemusí se však jednat jen o prodej. Výrobní firmy také musí mít přehled o stavu materiálu, jednoduše proto aby mohly včas objednat další zásoby a výroba běžela bez přerušení. Také řemeslníci si mohou držet materiál skladem a vydávat je na jednotlivé zakázky. Skladová evidence jim pak poskytne přesný obraz ziskovosti každé zakázky.

Jak si práci se skladem co nejvíce usnadnit? 

1. Skladové kódy – rozděl a panuj

 Přesně v duchu starověkého rčení je velmi výhodné rozdělit skladové položky do skupin a pro každou takovou skupinu mít nastaveno generování skladových kódů.  Díky tomuto získáte ze skladového kódu položky okamžitý přehled, do jaké skupiny zboží patří. Také vyhledávání bude snazší.

Nejlépe když si pro ilustraci představíte maloobchod s nářadím. Zde mohou být skladové položky rozděleny například takto:

• Zednické nářadí
• Zahradnictví
• Elektroinstalace
• Auto-moto

Každé skupině přiřadíme jinou číselnou řadu (to mnoho skladových systémů včetně našeho Trynxu umožňuje):

Jak vidíte, skupiny jsou v číselné řadě identifikovány prvním trojčíslím, pak následuje pomlčka pro lepší čitelnost (ale není nezbytně nutná) a poté vlastní číslo produktu, které se automaticky navyšuje u každé nové karty.

Když tedy budete hledat například kleště na živý plot, ale ne kleště na stříhání drátů, nemusíte znát celý kód, ale zadáte 020 a vidíte všechno zahradnické nářadí, v kterém už požadovanou položku najdete snadněji.  

Možná si říkáte, proč jsou skupiny 010,020, 030, 040 a ne 01,02,03,04 vždyť by se tím ušetřilo místo. Díky tomu, že se číslování skupin navyšuje po desítkách zůstává vám mezi jednotlivými skupinami dalších devět pozic, které můžete využít pro novou skupinu v budoucnu.

Členit položky skladu můžete nejen podle kódu, ale také podle dalších kritérií. U nás v Trynxu máte možnost každé položce přiřadit dodavatele, výrobce, ceníkovou skupinu, kategorii, nebo cenovou skupinu. Každé členění může znamenat jednodušší hledání a zpracování položek.

 2. Maximum informací teď – budoucí úspora času

Zadávejte do seznamu skladových položek (v Trynxu mu říkáme „Číselník skladových položek“) co nejvíce informací můžete. Velmi brzy se vám mohou hodit. Například objednací kód a objednací název můžete využít k automatickému generování objednávek zboží. EAN (čárový kód) zase pro snadné hledání konkrétní položky. Hmotnost se také hodí, protože pak můžete získat na dodacím listě celkovou hmotnost dodávky a zákazník bude hned vědět, jestli si má vzít větší auto nebo ne.

Ano, větší množství údajů znamená větší pracnost při prvním zadávání položek, ale to má řešení. Můžete totiž importovat hromadně velké množství dat ze souborů ve formátu CSV. Pokud tedy třeba od vašeho dodavatele získáte jeho sortiment ve formátu XLS nebo CSV, můžete tyto informace importovat k nám do Trynxu a aktualizovat si tak údaje ve skladu (v takovém případě je potřeba aby dodavatel v souboru uvedl EAN položek, nebo alespoň svůj kód). Nebo si importem CSV můžete navést všechny nové položky skladu.

3. EAN a QR kódy– používejte je, dělají to všichni

EAN nebo QR kód dnes najdete téměř na všem. Poznáte je od sebe jednoduše EAN jsou čárky a QR jsou kostičky. Oba však v sobě mohou nést jednoznačnou identifikaci skladové položky. V mnoha skladových programech můžete pomocí mobilního terminálu provádět naskladnění, vyskladnění, inventuru, expedici právě skenováním těchto jedinečných kódů.

Proč je používat? Důvodem je rychlost a přesnost. Skener se nesplete a načte číslo obsažené v kódu mnohonásobně rychleji než jej uživatel vůbec stačí přečíst.

Ano, jsou druhy zboží kde EAN nebo QR kód na každé položce nikdy nebudou, typicky jde o drobný materiál, prodávaný mnohdy na kila. V těchto případech si můžete vygenerovat a vytisknout vlastní kódy dle potřeby. Trynx to umí a výsledkem mohou být štítky s EAN kódem položek, kterými polepíte regály nebo boxy s drobným zbožím.

EAN a QR kódy pak můžete využít například pro rychlý prodej v modulu „Prodejna“, pro snadnou inventarizaci v modulu „Fyzická inventura“. Nebo také v mobilní aplikaci „expedice“, kde snadno naskenujete a připravíte položky dodacího listu nebo zakázky k odeslání zákazníkovi.

4. Objednávky – silný nástroj pro úsporu času

Možná to na první pohled není vidět, ale objednávky mají svou skrytou sílu hned ve dvou oblastech. Usnadní vám objednání chybějícího zboží a maximálně zjednoduší naskladnění dodaného.

Jak to funguje?

V systému Trynx můžete vygenerovat objednávku na chybějící zboží od konkrétního dodavatele. Do objednávky se pak dostanou ty položky skladu, které mají stav pod svým nastaveným minimálním množstvím. Objednávky je možné nechat vygenerovat i dle obratu za zvolené období. Do objednávky se pak dostanou ty položky, které byly ve zvoleném období prodány.  Objednávky nemusí být generovány po jedné pro každého dodavatele, ale z přehledu skladů je možné generovat hromadně pro všechny dodavatele.

Jakmile vám zboží od dodavatele přijde, jen zapíšete do objednávky dodané množství ke každé položce, případně nákupní cenu, pokud je jiná než minule. Poté stačí jen kliknout na „naskladnit a vydat“ a program Trynx provede vytvoření příjemky a naskladnění všech kusů z objednávky. 

Program vám tedy ušetří dvojí práci. Zápis objednávky – protože ji vygeneruje sám například z minimálního množství a naskladnění – vytvoří příjemku opět sám jen ze zapsaného dodaného množství.

A pro ještě vyšší efektivitu můžete využít import množství a cen z CSV souboru. Stačí když vám dodavatel pošle dodací list v elektronické podobě.

5. Informace v pravý čas na pravém místě

Napojte sklad na e-shop! Určitě uznáte, že není nic horšího, než když zákazník objedná přes e-shop zboží a vy pak zjistíte, že polovinu položek nemáte skladem. O dost lepší by bylo, kdyby e-shop zobrazoval informaci o skladové dostupnosti a zákazník si pak mohl vybrat jestli zboží opravdu objedná i přes delší dobu dodávky.

Pokud váš e-shop umí pracovat se skladovou dostupností položek, můžeme provést napojení tak, že Trynx bude odesílat aktuální skladové zásoby. A samozřejmě také stahovat objednávky z e-shopu do modulu „zakázky“ odkud téměř jedním kliknutím vystavíte fakturu s výdejkou ze skladu.  

Pokud e-shop nemáte, můžete využít náš B2B modul. Je to vlastně takový jednoduchý e-shop, kde svým zákazníkům zpřístupníte přehled zboží, mohou jej objednávat a objednávka se přímo zapíše do modulu „zakázek“. Oproti standardnímu e-shopu zde mohou nakupovat jen ti zákazníci, kterým přidělíte přístupové údaje – nemohou se registrovat sami. Výhodou je, že vidí přesně to co máte vy ve skladových položkách a vy tedy nemusíte dělat dvojí práci zápis a udržováním položek v systému e-shopu.

přeji hezký den

Tomáš Halász