Odeslání upomínek emailem

Upomínky lze vytvořit snadno tak, že označíte faktury, ke kterým chcete upomínku vytvořit a pak vyberete hromadnou akci "upomínky odeslat emailem". Po výběru "upomínky odeslat emailem" se program zeptá zda opravdu chcete upomínku odeslat a pak je hned odešle.

Pro vyzkoušení vzhledu upomínky je dobré si její odeslání vyzkoušet na testovací faktuře vystavené na vlastní firmu, kde budete mít uvedenu vlastní emailovou adresu abyste viděli jak příchozí email vypadá. Nebo můžete využít stažení upomínek do PDF, vzhled a obsah upomínky je stejný jako v případě odeslání emailem.

 

Pokud chcete jednoduše odeslat upomínky pro všechny faktury po splatnosti, vyberte filtr "po splatnosti" a poté zaklikněte hromadný výběr všech faktur a následně vyberte hromadnou akci "upomínky odeslat emailem".

Program vytvoří pro každého odběratele, který je ve vybraných fakturách, email obsahující všechny jeho faktury, které jste vybrali a odešle jej na jeho kontaktní adresy, které jsou nastaveny pro příjem faktur.

Odeslání emailu můžete zkontrolovat v menu "agenda -> odeslané emaily". Doručení emailu se provede pomocí SMTP serveru, který můžete přiřadit v nastavení programu.

Obsah emailu s upomínkou je možné přizpůsobit vašim potřebám v menu "seznamy -> ostatní -> šablony emailů". Zde najděte šablonu "upomínky faktur" a v ní můžete text emailu změnit.

Stažení upomínek v PDF

Pokud nemáte nastaven SMTP server pro odesílání emailů, nebo chcete upomínky odeslat z vašeho externího emailového programu, máte možnost stažení upomínek do PDF. Postup je ze začátku stejný, nejprve vyberete faktury, které chcete upomenout, postupem viz. výše. Poté v seznamu hromadných akcí zvolíte "upomínky do PDF". Program vytvoří upomínky stejně jako v případe odesílání emailem, ale uloží je do PDF souborů. Pro každého odběratele vznikne jeden soubor. Všechny vytvořené soubory program nabídne ke stažení v zip souboru. Obsah PDF souboru se generuje dle stejné šablony jako upomínka v emailu.