Znáte to, sotva stíháte při běžné práci pro zákazníky vystavovat faktury a mít je alespoň trochu v pořádku pro účetní. Na stole, nebo v inboxu emailu se vám hromadí přijaté faktury a vůbec nemáte přehled co a kdy máte zaplatit, nebo kolik peněz máte na cestě.

Mít pořádek v závazcích a pohledávkách je přitom pro správný chod firmy extrémně důležité. Jistě, při pěti fakturách za měsíc to člověk ještě udrží v hlavě. Na druhou stranu, proč si věci neudělat jednodušší, že? Navíc, když nastavíte správné procesy hned na začátku, mnohonásobně se vám to vrátí, jakmile vaše firma poroste a agenda s fakturami bude obsáhlejší.

Jak to tedy dělat správně?

Začněte tím, že budete místo papírových nebo excelových formulářů faktur vydaných a seznamů faktur přijatých v tabulkách na google disku, používat některý z fakturačních programů, například náš Trynx www.klienti.cz . Už v okamžiku, kdy v programu vystavíte fakturu je tato faktura uložena do knihy faktur a tím zařazena k evidenci.

Přijaté faktury zase můžete nechat automaticky načítat pomocí některého z mnoha nástrojů využívajících umělou inteligenci. Tyto nástroje, dokážou z PDF souboru nebo naskenovaného obrázku faktury, vytěžit všechna data faktury a odeslat je do evidence fakturačního programu. Stojí za to se podívat např. na www.digitoo.ai , z něhož umíme načítat data do našeho systému Trynx (www.klienti.cz).

Správná evidence faktur vydaných

Jak má tedy vypadat správná evidence faktur vydaných?

• Fakturujte hned jakmile máte práci hotovou a klient fakturu očekává.

  Nenechávejte to na později. Zbytečně si prodlužujete čekání na peníze, zvyšujete riziko chyby ve faktuře. Nejlépe udělat vše hned, dokud máte fakturované činnosti v paměti. Klient také zaplatí mnohem „raději“ v čas, když má fakturu hned po předání vaší práce, než když se mu objeví v emailu až za dalších čtrnáct dní, to už si ani nemusí pamatovat co jste pro něj dělali.

• Zjednodušte si práci

 Fakturujete stále dokola stejné položky nebo práce? Můžete je vložit do šablon často používaných textů nebo číselníku skladových karet (nebojte, nemusíte vést skladovou evidenci, jen využijete její část k fakturaci).  Pak tyto předdefinované texty jednoduše vložíte do faktury bez složitého vypisování.

Nebo můžete zkopírovat podobnou fakturu, kterou jste v minulosti již vytvořili. Jen upravíte odběratele, množství, nebo něco doplníte a máte hotovo.

• Evidujte úhrady faktur

 Tohle je důležité. V okamžiku, kdy vám klient zaplatí, zapište úhradu k faktuře. V Trynxu to jde udělat jedním kliknutím myši. Výsledek je, že hned jasně vidíte, kdo vám kolik dluží. V přehledech a statistice pak uvidíte celkové součty.

Pokud se vám nechce zapisovat úhrady ručně, můžete využít import bankovních transakcí z banky. Pomocí variabilního symbolu se transakce spárují s fakturami a faktury budou uhrazeny automaticky.

Jestliže budete poctivě evidovat úhrady, můžete z programu Trynx automaticky vygenerovat a odeslat upomínky neplatičům a tím je trochu popohnat.

• Využijte vše, co vám program nabízí

 V okamžiku vystavení faktury víte, co a proč tam píšete, ale za půl roku? Vzpomenete si proč je na faktuře uvedena „výměna těsnění“ za 7.000,- Kč ?

V systému Trynx můžete k faktuře přidat související dokumenty např. naskenovanou objednávku, předávací protokol apod…, montážní protokol. Pokud tyto dokumenty nemáte, můžete vepsat poznámku, která se na faktuře netiskne, ale vy ji u faktury vždy uvidíte.  

Díky této evidenci, která sice na začátku stojí nějaký čas a úsilí, si ušetříte spoustu starosti v budoucnu.

• Adresář musí být aktuální

 Mít aktuální adresář je zákon. Souvisí s ním totiž příjem vašich peněz. Neaktuální údaje na faktuře mohou znamenat, že vám klient odmítne fakturu proplatit.

Jakmile se dozvíte nějakou změnu v údajích klienta, hned ji zapište do systému. Může jít o změnu emailu, nebo kontaktní telefon. Nebo také o sídlo firmy. 

• Stavy dokladů pro přehlednost

 Toto je užitečná funkce v systému Trynx, díky které na první pohled vidíte, které faktury si zaslouží vaši pozornost a které ne. Každá faktura totiž může mít jeden z několika stavů. Základní stavy jsou: nová – když je faktura vytvořena, odeslaná – když je odeslána emailem, hotovo – když je zaplacena

Vy si můžete přidat své vlastní stavy, barevně je odlišit a pak tyto stavy faktuře přidělit. Například když víte, že má zákazník problém s placením, můžete jeho faktuře přidělit červený stav „urgovat“ a máte jistotu, že ji nepřehlédnete.  

• Číselná řada faktur

 Pozor na souvislost řady a duplicity. Je velmi důležité číselnou řadu dodržovat. Naštěstí toto za vás při vystavení faktury hlídá fakturační program, takže o starost méně. Pokud byste však chtěli fakturu smazat, pozor! Najednou by její číslo v řadě chybělo. Proto mazat pouze poslední vystavenou fakturu, a to jen tehdy když ji ještě nemá zákazník. V opačném případě vždy použijte funkci „storno“.

• Datum DPH a datum vystavení

 Pokud jste plátci DPH, nesmíte vystavit fakturu, která má datum vystavení před datumem DPH. Program Trynx toto hlídá, ale je potřeba abyste to věděli a dali pozor aby ani omylem taková faktura nevznikla.

A co faktury přijaté?

• Zjednodušte si to

 Opravdu stojí za to věnovat čas vyzkoušení a nastavení nástroje pro automatické vytěžování obsahu PDF a skenovaných faktur.

Do Trynxu máme integrováno načítání faktur ze systému www.digitoo.ai a díky umělé inteligenci, kterou Digitoo využívá nemusím s přijatými fakturami dělat vůbec nic. Prostě se mi v Trynxu objeví a já řeším jen úhrady.

Funguje to tak, že přijatou fakturu přepošlete ke zpracování do Digitoo. V Digitoo ji jen schválíte a odešlete dále do Trynxu. V Trynxu spustíte „import z Digitoo“ a je to. Žádné přepisování faktury přijatých dlouho do noci.

• Nastavte si střediska

 Když už fakturu přijatou evidujete, přidejte k ní své nákladové středisko. Určitě pak budete na konci roku rádi za přehled nákladů, který vám ukáže kolik jste utratili za benzín, kolik za čistící prostředky, kolik za nákup materiálu. Ano, toto už pro vás může dělat účetní ve svém programu, ale tady to nestojí tolik úsilí navíc a výstupy pak máte k dispozici okamžitě.

• Ukládejte si dokumenty

 Ke každé faktuře přijaté si můžete uložit její PDF soubor, nebo její naskenovanou kopii. Velmi se to hodí, když potřebujete zpětně dohledat co vám bylo fakturováno, jaké položky a podobně.

Také je fajn mít k dispozici PDF faktury s QR kódem pro platbu a nemuset ji hledat někde v emailech nebo v šanonu.

• Evidujte úhrady faktur

 Tady platí to samé, co u vydaných faktur a možná ještě s větším důrazem. Vždyť ten hlavní důvod, proč evidovat přijaté faktury je, abyste je včas zaplatili.

Úhrady faktur přijatých mohou probíhat také automaticky při načtení bankovních transakcí.

A je tu jedno velké usnadnění práce, a to jsou platební příkazy. Můžete jednoduše vytvořit platební příkaz, vložit do něj nezaplacené faktury přijaté a pak tento příkaz přenést do banky a téměř jedním klikem vše zaplatit.

• Stavy dokladů pro přehlednost

 A na závěr, stejně jako u faktur vydaných, stavy dokladů. Není jich tolik jako u faktur vydaných, ale přesto mají svůj význam. Můžete si přidat své vlastní stavy, barevně je odlišit a pak tyto stavy faktuře přidělit.

Pokud pro vás vede účetnictví externí firma, domluvte se na předávání dat v elektronické podobě. Ušetříte tím čas a peníze.

Uvedená doporučení čerpají z více než 20 let praxe, kterou mám jak s tvorbou fakturačních programů, tak s poskytováním podpory klientům. Věřím, že vám v začátcích pomohou.

Nezapomeňte, jsme zde abychom vám pomohli a fakturační programy jsou zde proto aby šetřily práci.

Přeji hezký den

Tomáš Halász