Jak na fakturaci v malé firmě: průvodce pro začínající podnikatele

Pojďme si to říct, podnikatelé to nemají snadné. Jen vyřídit všechny nezbytné povolení, registrace, projít všemi potřebnými kontrolami je mnohokrát běh na dlouhou trať. A ani když je vše hotovo, provozovna otevřena, první zakázky se hrnou, tak není vyhráno. Přijde okamžik, kdy je práce odevzdána, zákazník je spokojený a chce vám zaplatit. To je samozřejmě ta lepší varianta, to že existuje spousta neplatičů dnes pomineme.

Nejpozději právě teď přichází okamžik, kdy musíte vystavit fakturu, nebo alespoň „prodejku“, případně alespoň příjmový pokladní doklad.

Dobře, ale vy jste zručný tesař, nebo šikovný lektor a umíte opravovat auta. Jak máte ještě k tomu všemu vědět, jak má vypadat faktura? A opravdu je potřeba ji tisknout vždy?

A protože žijeme v 21 století, nebudeme se zabývat předtištěnými formuláři, do kterých vepíšete propiskou potřebné údaje a je hotovo. Je to sice možnost, a možná vypadá lákavě jednoduše, ale v konečném důsledku vám přinese více potíží. To si ukážeme později.

Dobře, použijeme tedy počítač, ten má každý, už jen to, že tento text čtete znamená, že jej máte umíte s ním pracovat (i tablet nebo telefon jsou dnes v podstatě počítačem).

Jedna z možností je vytvořit si tabulku např. v Office 365 Excel, nebo v Google Dokumentech, která bude takovou moderní verzí papírového formuláře. To zní dobře, ne? No vlastně moc ne.

Takovou tabulku sice můžete najít i připravenou na internetu a jen ji stáhnout a používat, ale když se změní něco v zákonech, musíte si obstarat novou, a hlavně to udělat včas.   

A co když budete potřebovat zjistit kolik jste konkrétnímu zákazníkovi za poslední rok vyfakturovali? Nebo kolik vám dluží? A co když bude účetní chtít seznam faktur? To budete muset mít vytvořenu další tabulku, v které budete udržovat seznam vašich faktur?

Takže tabulka v počítači je určitý pokrok, ale práci neušetří. Ta pravá úspora času přichází až s použitím programu, který je přímo určen pro práci s fakturami. Nebojte se, nemusí to být nutně složitý účetní program. Faktury umí vystavovat daleko jednodušší a uživatelsky přívětivější programy, než které používá vaše účetní. Navíc mohou mít spoustu užitečných funkcí, které vám usnadní další práci.

Určitě je také důležité, že autoři fakturačních programů sledují změny v zákonech a v případě potřeby své systémy upravují a poskytují tak svým zákazníkům stále aktuální produkt, který vyhovuje platným zákonům.

Pojďme se podívat, co by takový fakturační program pro začínajícího podnikatele měl umět.

Zapsat a vytisknout fakturu

Program vám musí umožnit v několika snadných krocích zapsat potřebné údaje. Většina je daná zákony. Konkrétně občanský zákoník https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89 a pokud jste plátce DPH tak zákon o DPH https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235

Co tedy musí být na faktuře vystavené začínajícím podnikatelem?

Jako začínající podnikatel zřejmě nejste plátce DPH a nemusíte ani vést účetnictví. V takovém případě jsou povinné tyto údaje:

• Jméno a příjmení
• Sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa)
• IČ
• Označení registru, ve kterém jste zapsán (živnostenský rejstřík)

Dále jsou pro přehlednost a kontrolu doporučeny následující údaje:

• Údaje o odběrateli (Jméno a příjmení, sídlo firmy nebo fyzické osoby, IČ
• Datum vystavení faktury
• Sdělení, že dodavatel není plátce DPH
• Slovní a číselné označení dokladu (například: Faktura č. 250004)
• Fakturovaná částka – nemusí být podrobně, může stačit celková
• Popis dodaného zboží nebo služby
• Platební údaje – číslo účtu, kód banky, variabilní symbol, datum splatnosti

Jakmile fakturu vytvoříte, můžete ji zobrazit a následně vytisknout, případně uložit do souboru ve formátu PDF a odeslat emailem.

Přehled vystavených faktur

Mít přehled je důležité. S přehledem faktur budete mít pořádek ve svých pohledávkách vůči klientům. V přehledu faktur uvidíte, kdo vám kolik dluží, kolik faktur máte celkem po splatnosti.

Díky přehledu faktur si můžete jednoduše najít co jste zákazníkovi fakturovali před půl rokem a takovou fakturu rovnou zkopírovat, upravit jen co je potřeba a máte vystaveno a vystaráno.

Z přehledu faktur lze obvykle hromadně vytisknout seznam faktur pro účetní, nebo rovnou vyexportovat data pro její účetní program. Účetní pak má méně práce a neplatíte ji tolik.  

Adresář zákazníků

Adresář je užitečný, protože do něj zapíšete údaje o zákazníkovi jen jednou a když mu budete příště vystavovat fakturu, tak jen sáhnete do adresáře a máte hotovo. Většina programů vám usnadní práci i v tom, že dokážou podle zadaného IČ načíst data o podnikateli z některého z registrů a předvyplnit je za vás.

Další užitečné vlastnosti

Úhrady faktur

Hodí se, pokud program umí evidovat úhrady faktur. Abyste mohli sledovat kdo vám kolik dluží, zapíšete jednoduše kdy a kolik vám zákazník zaplatil. Pokud uhradí celou fakturu, je to práce na dvě kliknutí myši. Stane se, že platí postupně, pak je potřeba aby program uměl pracovat s částečnými úhradami faktur.

Odesílání faktur emailem

Toto je v podstatě nezbytná funkce programu, vystavenou fakturu rovnou odešlete jako přílohu emailu ve formátu PDF. Nemusíte vyplňovat email zákazníka, protože jej máte v adresáři a program jej rovnou použije. Nemusíte psát ani text emailu, můžete využít předdefinovanou šablonu emailu, do které program automaticky doplní změněné hodnoty.

QR kód na faktuře

Co je QR kód? Obsahuje všechny potřebné údaje pro jednoduchou platbu pomocí mobilního bankovnictví. Určitě je dobré platbu zákazníkovi co nejvíce usnadnit. Zákazník pouze QR kód z faktury vyfotí v bankovnictví a nemusí vyplňovat číslo účtu, částku, variabilní symbol. Vše si bankovnictví vezme z QR kódu.

Všechny uvedené požadavky splňuje i náš systém Trynx (www.klienti.cz). můžete jej vyzkoušet zdarma.

Konkrétní první kroky

• Vybrat fakturační program, možností je spousta. Budeme se jim věnovat v dalších článcích.
• Vyplnit všechny údaje o vaší firmě, nezapomeňte na platební údaje
• Zapsat údaje o odběrateli do adresáře
• Vytvořit fakturu, program vás upozorní, pokud by chyběl některý z nezbytných údajů
• Doručit fakturu zákazníkovi, můžete předat vytištěnou osobně, nebo lépe a moderněji, poslat emailem ve formátu PDF.

Snad vám tento článek pomohl a máte nyní více jasno jak si poradit s první fakturou. Nezapomeňte, jsme zde abychom vám pomohli a fakturační programy jsou zde proto aby šetřily práci.

Přeji hezký den

Tomáš Halász