Interní doklady

K čemu modul slouží

Interní doklady jsou doklady, které vystavujete „sami sobě" nebo pro vnitřní potřebu firmy — nejde o daňový doklad odesílaný do fakturace odběrateli, ale o doklad se stejnou strukturou jako faktura: má odběratele, číslo z číselné řady, položky, ceny, DPH, součty a lze ho vytisknout do PDF.

Typicky se používá pro vnitropodnikové převody a přeúčtování mezi středisky, pro doklady o vydání zboží pro vlastní spotřebu, pro podklady, které mají mít vlastní číselnou řadu a evidenci, a pro doklady, které se mají spárovat s výdejkou nebo se zakázkou, ale nemají vstoupit do knihy vydaných faktur.

Doklad umí vše, co běžná faktura: položky z ceníku i volně psané, výdej ze skladu, marži a zisk, cizí měnu s kurzem, režim PDP i osvobozený export, evidenci úhrad a záloh a rozesílání e‑mailem.

? Tip: Pokud potřebujete doklad, který půjde do účetnictví jako vydaná faktura, použijte modul Faktury vydané. Interní doklady mají samostatnou číselnou řadu i samostatnou tiskovou knihu.

Jak se do modulu dostat

V hlavním menu zvolte skupinu Faktury a v ní položku Interní doklady. Otevře se seznam všech interních dokladů seřazený od nejnovějšího data vystavení.

Nový doklad založíte tlačítkem Interní doklad v nástrojové liště nad seznamem. Existující doklad otevřete kliknutím na řádek v seznamu.

Jak na časté úkoly

1. Vystavení interního dokladu od začátku

  1. V seznamu klikněte na Interní doklad. Otevře se prázdný doklad se záložkou položky.
  2. Na záložce karta vyberte v poli Odběratel firmu (např. „Nováková s.r.o."). Číslo dokladu se doplnilo automaticky z číselné řady, datum v poli Vystavení je vaše pracovní datum.
  3. Zkontrolujte Stav (povinné) a Středisko. Do pole Popis napište, čeho se doklad týká, např. „Přeúčtování spotřebního materiálu 08/2026".
  4. Přepněte na záložku položky, ve spodní části vyberte položku z ceníku nebo napište vlastní popis, doplňte Sklad, Množství (např. 5) a cenu.
  5. Uložte tlačítkem Uložit v pravém horním rohu.

Co se stane potom: doklad dostane definitivní číslo z číselné řady, ze Císla dokladu se automaticky odvodí Var. symbol, přepočítají se všechny součty (základy DPH, daň, zaokrouhlení, zisk) a doklad se objeví v seznamu. Dokud není zaevidovaná úhrada, řádek je v seznamu zelený; po splatnosti zčervená.

⚠️ Častá chyba: Zapsat položky a odejít z obrazovky bez uložení. Mřížka položek se ukládá průběžně, ale hlavička dokladu ne — pokud odejdete jinak než tlačítkem Uložit, systém napíše „Změny nebyly uloženy".

2. Doklad v jiné číselné řadě nebo s ručně zadaným číslem

  1. V seznamu klikněte na šipku vedle tlačítka Interní doklad — rozbalí se nabídka další číselné řady se všemi řadami pro interní doklady.
  2. Zvolte požadovanou řadu. Doklad se založí rovnou s číslem z ní.
  3. Na již založeném dokladu můžete řadu změnit tlačítkem Změnit číselnou řadu vedle čísla dokladu — u výchozí řady je poznámka „(výchozí)" a systém ukáže náhled nového čísla i variabilního symbolu.
  4. Potřebujete‑li číslo zapsat ručně, klikněte na tužku upravit číslo dokladu. Pole Císlo faktury se odemkne a číslo přepíšete.

Co se stane potom: po uložení se z nového čísla znovu odvodí variabilní symbol (vezmou se z čísla pouze číslice).

⚠️ Častá chyba: Zadat ručně číslo, které už jiný doklad má. Systém uložení odmítne hláškou „Zadané číslo faktury je již použité".

3. Doklad v cizí měně

  1. Na záložce karta změňte pole Měna (např. na EUR).
  2. Systém nabídne přepočet: potvrdíte, zda se mají přepočítat i ceny položek podle poměru starého a nového kurzu.
  3. V poli Kurz zkontrolujte hodnotu — předvyplňuje se z nastavení firmy.
  4. Uložte.

Co se stane potom: položky se buď přepočtou kurzem, nebo zůstanou v původních číslech a změní se jen měna dokladu. Součty se přepočítají vždy.

⚠️ Častá chyba: Kurz ponechaný na nule. Kurz je povinný a nesmí být 0 — systém hlásí „Kurz nesmí být prázdný" nebo „Kurz nesmí být 0".

4. Doklad v režimu přenesené daňové povinnosti (PDP) nebo v režimu export

  1. Otevřete doklad a zapněte přepínač PDP (přenesená daňová povinnost), případně Export.
  2. Systém sám upraví daň a doplní texty.
  3. Uložte.

Co se stane potom: u PDP se DPH všech položek vynuluje a do zápatí dokladu se připojí text přenesené daňové povinnosti z nastavení firmy. U Export se sazba DPH položek nastaví na nulu a částka s DPH se rovná částce bez DPH.

⚠️ Častá chyba: Vypnutí PDP na dokladu, kde jste si do zápatí sami napsali vlastní text. Při vypnutí PDP se text zápatí smaže celý — vlastní text si předtím zkopírujte.

5. Zaevidování úhrady a zálohy

  1. Otevřete doklad a klikněte na tlačítko úhrad. Otevře se okno Úhrady zálohové faktury.
  2. Přidejte řádek: Částka (předvyplní se celková částka dokladu), Měna, Doklad, Typ platby, Druh úhrady a Datum platby (předvyplní se pracovní datum).
  3. V poli Druh úhrady zvolte „běžná úhrada" pro skutečné zaplacení, nebo „záloha" pro přijatou zálohu. U zálohy ještě určete, zda jde o Daňovou zálohu (ano/ne) a s jakou DPH %.
  4. Okno zavřete.

Co se stane potom: sečtou se běžné úhrady do pole Zaplaceno. Pokud se rovnají celkové částce dokladu, doplní se Dat. úhrady podle nejnovější platby a řádek v seznamu přestane být barevně hlídán jako nezaplacený. Daňové zálohy se odečtou od základů a daně, nedaňové se odečtou od celkové částky k úhradě.

? Tip: Když úhradu později smažete nebo snížíte, datum úhrady se automaticky zruší a doklad se vrátí mezi nezaplacené.

6. Hromadné stažení PDF a rozeslání e‑mailem

  1. V seznamu zaškrtněte doklady, které chcete stáhnout.
  2. Ve spodní liště v nabídce Akce zvolte stáhnout PDF a klikněte na Proveď.
  3. Jednotlivý doklad odešlete tak, že ho otevřete a na jeho nástrojové liště kliknete na E‑mail.
  4. Před odesláním si obsah zkontrolujte tlačítkem Náhled, případně si dokument stáhněte tlačítkem PDF.

Co se stane potom: u odeslaných dokladů se v seznamu ve sloupci E‑mail objeví příznak odeslání a v záhlaví dokladu ikona stavu e‑mailu, přes kterou se dostanete na přehled e‑mailů dokladu.

⚠️ Častá chyba: Kliknout na Proveď bez zaškrtnutí řádků. Systém odpoví „Nevybrali jste žádné záznamy".

7. Storno dokladu

  1. Otevřete doklad, který už nemá platit.
  2. Na záložce karta zaškrtněte Stornováno.
  3. Případně změňte Stav na odpovídající hodnotu (např. „Stornováno") a uložte.

Co se stane potom: doklad zůstává v evidenci i v číselné řadě, jen je označený jako stornovaný. Číslo se nikam nevrací a nelze ho použít znovu.

? Tip: Storno je vhodnější než mazání všude tam, kde už doklad někdo viděl nebo kde má zůstat stopa. Smazaný doklad ze seznamu i z historie zmizí.

8. Uzamčení dokladu po zaúčtování

  1. Otevřete hotový doklad.
  2. V horní liště dokladu klikněte na ikonu zámku — zamkne záznam.
  3. Pro hromadné uzamčení zaškrtněte doklady v seznamu, v nabídce Akce zvolte zamknout a klikněte na Proveď.

Co se stane potom: celý doklad se přepne do režimu jen pro čtení — nelze měnit hlavičku ani položky a nelze ho smazat („Záznam nebylo možné vymazat, protože je uzamčen."). Odemknout ho lze stejnou ikonou (odemkne záznam) nebo hromadnou akcí odemknout.

? Omezení: Zamykat a odemykat může jen uživatel s právem na úpravy. Jinak se objeví „Ke zvolené akci nemáte oprávnění!".

9. Vytištění knihy interních dokladů za období

  1. V seznamu klikněte v nástrojové liště na Tisk a zvolte Kniha interních dokladů.
  2. Vyplňte Vystaveno od (předvyplní se 1. den aktuálního měsíce) a Vystaveno do (dnešek).
  3. Volitelně omezte výběr poli Stav dokladu, Středisko, Obchodníci a Měna.
  4. Klikněte na Tisk, nebo na uložit do CSV či uložit do XML.

Co se stane potom: sestava vypíše doklady za období s mezisoučty po odběratelích a se sloupci základů a DPH. Nastavení se zapamatuje na příště. Tlačítkem Návrat se vrátíte do seznamu bez tisku.

⚠️ Častá chyba: Zvolit období, ve kterém žádný doklad není. Export skončí hláškou „Data nebyly do CSV uloženy…" a soubor nevznikne.

Přehled seznamu

Seznam je výchozí obrazovka modulu. Doklady jsou seřazené podle data vystavení od nejnovějšího.

Sloupce seznamu

Sloupec Co obsahuje
Císlo dokladu Číslo z číselné řady
Stav Stav dokladu, barevně odlišený
Druh dokladu Typ dokladu (druh interního dokladu)
Středisko Středisko, na které doklad patří
Vystaveno Datum vystavení
Odběratel Firma odběratele (proklik na kartu partnera)
Pobočka Pobočka odběratele
Forma úhrady Způsob úhrady (hotově, převodem, …)
Splatnost Datum splatnosti
Dat. úhrady Datum, kdy byl doklad plně uhrazen
Popis Krátký text dokladu
E-mail Zda byl doklad odeslán e‑mailem
Cena bez DPH / Cena celkem Částka bez daně
Cena s DPH Částka včetně daně (jen u plátce DPH)
Zaplaceno Součet běžných úhrad
Výdejní cena Skladová (nákladová) cena položek
Zisk %, Zisk abs. Marže v procentech a v částce
Měna, Kurz Měna dokladu a použitý kurz
Export, PDP Příznaky osvobozeného exportu a přenesené daňové povinnosti
Var. symbol, Spec. symbol, Konst. symbol Platební symboly
Zakázka, Spárovaná zakázka Číslo zakázky a navázaná zakázka
Císlo výdejky, Dodací listy Navázané skladové doklady
Obchodník Uživatel odpovědný za doklad
Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil Kdo a kdy záznam založil a naposledy změnil

Sloupce s cenou s DPH se nezobrazují, pokud firma není plátcem DPH. Sloupce Výdejní cena, Zisk % a Zisk abs. se nezobrazují, pokud firma nemá zapnutou vazbu dokladů na sklad.

Barvy řádků

Barva řádku Význam
Zelená Doklad není uhrazený, ale ještě neuplynula splatnost
Červená Doklad není uhrazený a je po splatnosti

Nezávisle na tom si můžete doklady sami označit barevnou vlaječkou (zelená, žlutá, jantarová, fialová), a to buď v seznamu hromadnou akcí Barevné označení, nebo přímo na dokladu v jeho záhlaví — Barevné označení (klik nebo Alt+1..4). Volbou zrušit označení vlaječku odeberete.

Vyhledávání a filtrování

  • Filtr — rozbalovací nabídka předpřipravených filtrů; aktuální volba se zobrazí jako „aktivní filtr: …".
  • Filtr stavu — rychlý filtr podle druhu dokladu.
  • Filtrační řádek pod záhlavím sloupců — psaní do políčka filtruje daný sloupec, u dat se zadává rozsah od–do. Napovídají se hodnoty u firmy, druhu dokladu, variabilního symbolu, stavu, uživatele, formy úhrady, pobočky, měny, čísla zakázky a čísla skladového dokladu.
  • Hledat v obsahu — zaškrtnutím rozšíříte hledání i do položek dokladů (název položky a označení či název z ceníku).
  • Uživatelské dotazy — uložené vlastní dotazy nad seznamem.
  • Nastavení seznamu — zapnutí a vypnutí sloupců, změna pořadí přetažením („přetáhnutím změníte pořadí") a Obnoví výchozí nastavení seznamu.
  • Kliknutím na název sloupce seznam seřadíte (seřadit vzestupně / seřadit sestupně).

Předpřipravené filtry

Filtr Co vybere
po splatnosti Nezaplacené doklady po splatnosti
nezaplacené Všechny doposud nezaplacené doklady
stav: … Doklady v konkrétním stavu
Zamknuté doklady / Odemknuté doklady Podle zámku dokladu
Barva: Zelená / Žlutá / Jantarová / Fialová Podle barevné vlaječky
Označené / Neoznačené Doklady s vlaječkou a bez ní
Císelná řada: … Doklady z konkrétní číselné řady

Ve spodní části seznamu najdete stránkování (Celkem záznamů, Předchozí, Další) a přepínač rychlých součtů.

Formulář dokladu

Rychlý přehled nosných polí

Pole Povinné Co ovlivňuje
Císlo faktury ano (doplní se samo) Variabilní symbol, pořadí v číselné řadě
Odběratel ano Pobočku, kontakt, splatnost, formu úhrady, specifický symbol, ceny položek
Stav ano Filtry, barvy v seznamu, hromadné změny stavu
Vystavení ano (předvyplněno) Splatnost, zařazení do knihy interních dokladů
Měna a Kurz ano (kurz nesmí být 0) Přepočet cen položek a všech součtů
Středisko ne Přiřazení dokladu ke středisku, filtrování a sestavy
Stornováno ne Označení neplatného dokladu
PDP / Export ne Vynulování DPH, text v zápatí
Sklad u položky ano (při vazbě na sklad) Výdej ze skladu, skladovou cenu a zisk
Množství a cena položky ano Všechny součty, zisk, DPH

Popis nosných polí

Císlo faktury

Co to je: číslo dokladu z číselné řady, které doklad jednoznačně identifikuje. Pole je zamčené a vyplňuje se samo.

Kdy a proč ho měnit: když potřebujete doklad zařadit do jiné číselné řady (tlačítko Změnit číselnou řadu) nebo zapsat číslo ručně (tužka upravit číslo dokladu).

Následek a past: po uložení se z čísla znovu odvodí Var. symbol — vezmou se z něj jen číslice. Duplicitní číslo systém odmítne hláškou „Zadané číslo faktury je již použité". Když smažete doklad, který byl v řadě poslední, číslo se v řadě uvolní zpět.

Odběratel

Co to je: firma, na kterou je doklad vystaven. Vybírá se z adresáře s našeptáváním. Vedle pole je ikonka, přes kterou si otevřete kartu partnera (partner_card_show).

Kdy a proč ho vyplnit: vždy hned na začátku, protože z partnera se odvozuje nejvíc dalších údajů.

Následek a past: doklad bez partnera nelze uložit — „Partner musí být vybrán". Po výběru partnera se přepočítá Splatnost, forma úhrady a specifický symbol a nabídky Pobočka a Kontakt se omezí na daného partnera. Ceny nově vložených položek se berou podle cenové skupiny partnera — pokud partnera vyměníte až po zadání položek, ceny už zadaných řádků se nezmění.

Stav

Co to je: stav dokladu (povinné pole). Nabízí se stavy určené pro interní doklady.

Kdy a proč ho měnit: při postupu dokladu vaším procesem — rozpracováno, vystaveno, zaúčtováno, stornováno.

Následek a past: bez stavu nelze uložit („Vyberte prosím stav faktury"). Stav se používá v seznamu jako barevná značka, ve filtrech i v sestavě. Stav lze měnit i hromadně nabídkou Změna stavu.

Vystavení

Co to je: datum vystavení dokladu. Předvyplní se vaše pracovní datum.

Kdy a proč ho měnit: když doklad zapisujete zpětně.

Následek a past: podle tohoto data se doklad řadí v seznamu a vybírá do sestavy Kniha interních dokladů. Splatnost se z data vystavení počítá jen tehdy, má‑li partner nastavenu úhradu převodem — připočte se počet dnů z nastavení firmy.

Měna a Kurz

Co to je: měna dokladu a kurz vůči domácí měně. Obojí se předvyplní podle nastavení firmy.

Kdy a proč je měnit: u dokladu vystaveného v cizí měně.

Následek a past: při změně měny se nabídne přepočet cen položek podle poměru starého a nového kurzu — pokud ho odmítnete, čísla položek zůstanou beze změny a jen se změní měna. Kurz je povinný a nesmí být nula („Kurz nesmí být prázdný", „Kurz nesmí být 0"). Změna kurzu se do součtů promítne až po uložení.

Středisko

Co to je: středisko, kterému doklad patří. Předvyplní se podle vaší pobočky.

Kdy a proč ho měnit: při přeúčtování mezi středisky — právě kvůli tomu se interní doklady nejčastěji vystavují.

Následek a past: středisko je jedním z filtrů sestavy Kniha interních dokladů. Nevyplněné středisko znamená, že doklad ve střediskových výběrech chybí.

Stornováno

Co to je: zaškrtávací pole, kterým doklad označíte jako stornovaný.

Kdy a proč ho použít: když doklad nemá platit, ale má zůstat v evidenci a v číselné řadě.

Následek a past: doklad se dál počítá do seznamu a součtů — storno je jen označení, nikoli vynulování. Pokud nemá doklad nikam vstupovat, vynulujte i položky.

PDP a Export

Co to je: přepínače daňového režimu — přenesená daňová povinnost a osvobozené plnění při vývozu.

Kdy a proč je použít: u plnění v režimu přenesené daňové povinnosti, resp. u dokladu bez české DPH.

Následek a past: zapnutí PDP vynuluje daň u všech položek a do zápatí přidá text přenesené daňové povinnosti z nastavení firmy; vypnutím PDP se text zápatí smaže celý, včetně toho, co jste si tam dopsali sami. Zapnutí Export nastaví sazbu DPH položek na nulu, takže částka s daní se rovná částce bez daně.

Ostatní pole na kartě

Pole Význam
Pobočka Pobočka odběratele; nabídka se řídí vybraným partnerem
Kontakt Konkrétní osoba u odběratele
Obchodník Odpovědný uživatel; předvyplní se přihlášený uživatel
Popis Krátký text, čeho se doklad týká; zobrazuje se v seznamu
Dodací list Číslo dodacího listu
Císlo objednávky Číslo objednávky odběratele
Zakázka Číslo zakázky, ke které doklad patří
Císlo opravného dokladu Zobrazí se jen u dokladů, které jsou druhem opravný doklad
Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil Údaje o pořízení a poslední změně, needitovatelné

Záložky dokladu

Doklad má šest záložek: karta, položky, záhlaví, zápatí, poznámky a soubory. Po otevření nového dokladu je aktivní záložka položky.

karta

Hlavička dokladu — odběratel, čísla, data, měna, stav, středisko a přepínač Stornováno. Všechna pole popisuje předchozí kapitola. Vedle pole Císlo faktury je tužka pro ruční úpravu čísla a nabídka pro změnu číselné řady, vedle odběratele ikonka na otevření karty partnera.

položky

Řádková mřížka se zbožím a službami na dokladu. Řádky lze přesouvat myší, ve spodní části mřížky vybíráte položku z ceníku nebo píšete vlastní text.

Sloupec Poznámka
Kód Doplní se z ceníku, needitovatelný
Popis U položky z ceníku jen pro čtení, u volné položky vyplníte sami
Sklad Povinné při vazbě na sklad; u položky ukazuje dostupné množství
Množství a měrná jednotka Jednotka se předvyplní z nastavení firmy
Skladová cena Nákladová cena, needitovatelná
Prodej s DPH / Prodej bez DPH Podle toho, zda firma pracuje s cenami s daní, nebo bez ní
Sleva % Sleva na řádek
Zisk % Dopočítá se, needitovatelný
Celkem bez DPH Cena řádku bez daně
DPH % Sazba; předvyplní se výchozí sazba z nastavení firmy
Celkem s DPH Cena řádku včetně daně
Poznámka 1, Poznámka 2 Volné sloupce; jejich názvy si firma může přejmenovat

Nemá‑li firma zapnutou vazbu dokladů na sklad, sloupce Sklad, Skladová cena a Zisk % se nezobrazují. Po každé změně řádku se automaticky přepočtou součty dokladu.

Vyberete‑li položku, která má v ceníku navázané další položky, doplní se tyto vázané položky do dokladu samy.

⚠️ Častá chyba: Záporné množství u položky z ceníku. Při zapnuté vazbě na sklad systém řádek neuloží: „Množství pro výdej nesmí být záporné, pokud jde o položku ceníku."

Pod mřížkou je panel součtů: Výdejní cena, Zisk (v částce i v procentech), Daňový základ, Daň, Celkem bez DPH, DPH, Zaokrouhlení a Celkem s DPH.

záhlaví

Text, který se vytiskne v úvodní části dokladu (v tiskové sestavě jako „Obsah dokladu"). Text napíšete v okně Záhlaví a potvrdíte tlačítkem Uložit, tlačítkem Zpět okno zavřete beze změn. Samostatným přepínačem určíte, zda se má záhlaví na dokladu vůbec tisknout; výchozí nastavení se přebírá z nastavení firmy.

zápatí

Text tištěný pod položkami dokladu. Ovládá se stejně jako záhlaví — okno Zápatí, tlačítka Uložit a Zpět, plus přepínač tisku.

⚠️ Častá chyba: Ruční text v zápatí u dokladu s PDP. Vypnutím PDP se obsah zápatí vymaže.

poznámky

Volný text k dokladu pro vnitřní potřebu. Netiskne se na doklad.

soubory

Přílohy dokladu — smlouvy, fotografie, naskenované podklady. Soubory se nahrávají a stahují přímo v této záložce a zůstávají u dokladu i po jeho uzamčení.

? Tip: Přílohy jsou nejjistější místo pro podklad, podle kterého jste doklad vystavili — na rozdíl od poznámky ji nikdo omylem nepřepíše.

Akce a tlačítka na dokladu

Nástrojová lišta dokladu

Tlačítko Co udělá
časté texty Otevře nabídku připravených textů, které vložíte do dokladu, aby se často opakované formulace nemusely psát znovu
doklady Zobrazí spárované doklady — navázanou výdejku a zakázku; zde lze vazbu i zrušit
Náhled Připraví a zobrazí náhled dokladu tak, jak bude vytištěn
PDF Stáhne doklad jako PDF soubor
E‑mail Otevře odeslání dokladu e‑mailem odběrateli

Záhlaví dokladu

Prvek Co udělá
Uložit Uloží celý doklad a vrátí vás do seznamu
Ikona uložení vedle něj Uloží celý doklad a nechá vás na něm dál pracovat
Ikona zámku zamkne záznam / odemkne záznam
Ikona hodin Zobrazí historii změn záznamu, včetně údajů kdo a kdy záznam vytvořil a změnil
Barevná vlaječka Barevné označení (klik nebo Alt+1..4) — zelená, žlutá, jantarová, fialová, zrušit označení
Ikona schránky u názvu zkopírovat číslo dokladu a název firmy do schránky; potvrdí se hláškou „zkopírováno"
Ikona stavu e‑mailu Otevře přehled E‑maily dokladu
Šipka zpět Zpět na seznam (zobrazuje se, když je vypnutý boční panel)

? Omezení: Interní doklady nelze kopírovat — tlačítko pro vytvoření kopie dokladu je v tomto modulu vypnuté. Nový doklad zakládejte vždy tlačítkem Interní doklad.

Další okna a pomocné akce

Akce Kde se vyvolá Co udělá
Úhrady zálohové faktury Tlačítko úhrad na dokladu Okno pro zápis úhrad a záloh
Záhlaví / Zápatí Záložky záhlaví a zápatí Okno pro napsání tištěného textu
Přepínače tisku záhlaví a zápatí Na dokladu Určují, zda se texty vytisknou
Přepočet při změně měny Po změně pole Měna Nabídne přepočet cen položek kurzem
Změnit číselnou řadu Vedle čísla dokladu Přeřadí doklad do jiné řady s náhledem nového čísla
upravit číslo dokladu Tužka vedle čísla dokladu Odemkne ruční zápis čísla
Zrušení vazby na výdejku Okno doklady „Vazba na výdejku byla zrušena. Výdejka však stále existuje."
Zrušení vazby na zakázku Okno doklady „Vazba na zakázku byla zrušena. Zakázka však stále existuje."

Hromadné akce se seznamem

Zaškrtněte řádky v seznamu, ve spodní liště zvolte v nabídce Akce požadovanou operaci a klikněte na Proveď (Provede vybranou akci s označenými záznamy).

Akce Co udělá
vymazat Smaže označené doklady
zamknout / odemknout Uzamkne nebo odemkne označené doklady
Změna stavu Nastaví všem označeným dokladům zvolený stav
Barevné označení Přiřadí barvu (zelená, žlutá, jantarová, fialová) nebo ji zruší
stáhnout PDF Stáhne označené doklady jako PDF

⚠️ Častá chyba: Kliknutí na Proveď bez zaškrtnutých řádků — systém odpoví „Nevybrali jste žádné záznamy".

Mazání a omezení

Doklad smažete buď v seznamu hromadnou akcí vymazat, nebo přes mazací funkci u konkrétního záznamu. Mazat může jen uživatel, který k tomu má oprávnění.

Situace Co systém udělá
Doklad je uzamčený Nesmaže: „Záznam nebylo možné vymazat, protože je uzamčen."
K dokladu existují navázané záznamy Nesmaže: „Záznam nebylo možné vymazat, protože k němu existují podřízené záznamy."
Doklad je poslední v číselné řadě Smaže a číslo v řadě se vrátí zpět, takže další doklad ho použije
Doklad je navázán na událost helpdesku Vazba se zruší, samotná událost zůstane

? Omezení: Smazání dokladu je nevratné — položky i úhrady zmizí spolu s ním. Má‑li po dokladu zůstat stopa, použijte místo mazání zaškrtnutí Stornováno.

? Omezení: Uzamčený doklad je celý jen pro čtení — nezměníte hlavičku, položky, úhrady ani texty, dokud ho neodemknete.

Další omezení, se kterými se běžně setkáte:

  • Číslo dokladu musí být jedinečné, duplicitu systém nedovolí.
  • Doklad nelze uložit bez odběratele a bez stavu.
  • Kurz nesmí být prázdný ani nulový.
  • Pokud doklad mezitím upravil někdo jiný, vaše uložení se neprovede a systém napíše „Pozor! Záznam změnil jiný uživatel, Vaše změny nebyly zapsány" — doklad si znovu otevřete a změny zopakujte.
  • Interní doklady se neodesílají do EET; doklad tedy nemá žádné pole ani tlačítko elektronické evidence tržeb.

Tisk a export

Tisk dokladu

Tlačítko Náhled připraví doklad k prohlédnutí, tlačítko PDF ho stáhne jako soubor a E‑mail ho rovnou odešle odběrateli.

Na tištěném dokladu je hlavička s názvem Interní doklad, údaje o dodavateli a odběrateli, datum vystavení, čísla objednávky, zakázky a dodacího listu, text záhlaví v části „Obsah dokladu", tabulka položek (položka, množství, cena, sleva, částka bez DPH, sazba DPH, částka s DPH), rekapitulace součtů, text zápatí, jméno vystavitele a místo pro razítko.

? Omezení: Na interním dokladu se netiskne QR kód pro platbu, bankovní spojení ani seznam úhrad — na rozdíl od běžné faktury vydané.

Po každé změně a uložení dokladu se dříve vytvořený PDF soubor zneplatní, aby se při dalším tisku vygeneroval znovu s aktuálními daty.

Sestava Kniha interních dokladů

Nástrojová lišta seznamu, tlačítko Tisk → Kniha interních dokladů (Interní doklady vystavené ve zvoleném období).

Pole sestavy Výchozí hodnota
Vystaveno od První den aktuálního měsíce
Vystaveno do Dnešní datum
Stav dokladu Bez omezení
Středisko Bez omezení
Obchodníci Bez omezení
Měna Bez omezení

Tlačítka: Tisk (sestava na obrazovku a do tiskárny), uložit do CSV, uložit do XML a Návrat (zpět bez tisku). Zvolené nastavení se pro příště zapamatuje. Sestava vypisuje doklady s mezisoučty po odběratelích a se sloupci základů a daně.

Export seznamu

V nástrojové liště seznamu je skupina Export s tlačítky CSV, XLS a XML — stáhne zobrazené doklady do souboru. Exportuje se to, co je právě v seznamu vidět, tedy včetně nastaveného filtru a vybraných sloupců.

? Tip: Než exportujete, upravte si v Nastavení seznamu sloupce — do souboru půjdou přesně ty, které máte zapnuté.

Vazby na jiné moduly

Modul Jak souvisí
Adresář firem Zdroj odběratele, poboček a kontaktů; z partnera se přebírá splatnost, forma úhrady, specifický symbol a cenová skupina pro ceny položek
Ceník Zdroj položek, kódů, jednotek a cen; vázané položky se do dokladu doplní samy
Sklad Pole Sklad u položek, skladová cena a zisk; doklad může být spárován s výdejkou
Zakázky Pole Zakázka a vazba na konkrétní zakázku, kterou lze zrušit v okně doklady
Pokladna Doklad hrazený hotově vytvoří záznam v pokladní knize s textem „Úhrada faktury <číslo>"
Císelné řady Určují číslo dokladu; každá pobočka může mít vlastní výchozí řadu pro interní doklady
Stavy dokladů Naplňují pole Stav a hromadnou akci Změna stavu
Střediska Naplňují pole Středisko a filtr sestavy
Měny a kurzy Naplňují pole Měna a Kurz
Sazby DPH Naplňují sloupec DPH % u položek a rekapitulaci daně
E‑maily Odeslání dokladu a přehled E‑maily dokladu
Dokumenty Uložené PDF dokladu a přílohy ze záložky soubory
Helpdesk Doklad může být navázán na událost; při smazání dokladu vazba zanikne, událost zůstane
Nastavení firmy Určuje výchozí splatnost, jednotku, sazbu DPH, práci s cenami s daní či bez daně, texty záhlaví a zápatí, text PDP, zaokrouhlování a vazbu dokladů na sklad

Oprávnění

Právo Co umožňuje
Čtení Otevřít modul a prohlížet seznam i doklady
Zápis Zakládat nové interní doklady
Úpravy Měnit doklady, zamykat a odemykat je
Mazání Mazat doklady jednotlivě i hromadně; teprve s tímto právem se v nabídce Akce objeví vymazat, zamknout a odemknout
Sestavy Tlačítko Tisk → Kniha interních dokladů, náhled dokladu a hromadné stáhnout PDF

Bez potřebného práva systém akci neprovede a odpoví „Ke zvolené akci nemáte oprávnění!". Boční panel se záložkami dokladu se zobrazuje podle nastavení uživatele.

Rozhodovací vodítka

Kdy interní doklad a kdy faktura vydaná

Situace Použijte
Doklad má jít odběrateli jako daňový doklad Faktury vydané
Přeúčtování mezi středisky nebo doklad pro vnitřní potřebu Interní doklady
Doklad má mít vlastní číselnou řadu mimo knihu vydaných faktur Interní doklady
Doklad má obsahovat QR platbu a bankovní spojení Faktury vydané — na interním dokladu se netisknou

Kdy storno a kdy smazání

Situace Použijte
Doklad už někdo viděl, odešel e‑mailem nebo je zaúčtován Stornováno
Číslo z řady má zůstat obsazené Stornováno
Doklad vznikl omylem před chvílí a je poslední v řadě Smazání — číslo se v řadě vrátí

Kdy PDP a kdy Export

Situace Použijte
Plnění v režimu přenesené daňové povinnosti tuzemskému plátci PDP — daň se vynuluje a do zápatí přibude povinný text
Plnění osvobozené při vývozu Export — sazba položek se nastaví na nulu
Běžné tuzemské plnění s daní Ani jedno, sazbu ponechte u položek

Kdy Uložit a kdy Uložit a zůstat

Situace Použijte
Doklad je hotový a chcete pokračovat jinde Uložit — uloží a vrátí do seznamu
Chcete průběžně ukládat a dál doklad upravovat Ikona vedle — uloží a nechá vás na dokladu

Časté chyby

⚠️ Častá chyba: Odchod z dokladu bez uložení hlavičky. Položky se ukládají samy, ale změny na kartě ne — systém napíše „Změny nebyly uloženy".

⚠️ Častá chyba: Doklad upravují dva lidé zároveň. Kdo uloží druhý, dostane „Pozor! Záznam změnil jiný uživatel, Vaše změny nebyly zapsány" a musí doklad otevřít znovu.

⚠️ Častá chyba: Změna odběratele až po zadání položek. Ceny už zadaných řádků se podle nové cenové skupiny nepřepočítají — buď je opravte ručně, nebo řádky vložte znovu.

⚠️ Častá chyba: Vypnutí přepínače PDP u dokladu s vlastním textem v zápatí. Zápatí se vymaže celé.

⚠️ Častá chyba: Nulový kurz u dokladu v cizí měně. Doklad nelze uložit („Kurz nesmí být 0").

⚠️ Častá chyba: Ručně přepsané číslo dokladu, které už existuje — „Zadané číslo faktury je již použité".

⚠️ Častá chyba: Záporné množství u položky z ceníku při zapnuté vazbě na sklad — „Množství pro výdej nesmí být záporné, pokud jde o položku ceníku."

⚠️ Častá chyba: Zapsání zálohy jako běžné úhrady. Doklad se pak tváří jako zaplacený. V okně úhrad zvolte v poli Druh úhrady hodnotu „záloha".

⚠️ Častá chyba: Snaha upravit uzamčený doklad. Nejprve ho odemkněte ikonou zámku.

Časté otázky

Proč je řádek v seznamu červený?

Doklad není uhrazený a jeho splatnost už uplynula. Jakmile v okně Úhrady zálohové faktury zaevidujete úhradu v plné výši, doplní se Dat. úhrady a doklad z barevného hlídání zmizí. Zelený řádek znamená nezaplacený doklad, který ještě ve splatnosti je.

Proč nevidím sloupce Výdejní cena a Zisk?

Vaše firma nemá zapnutou vazbu dokladů na sklad. V takovém případě se v seznamu i v mřížce položek skryjí sloupce Sklad, Skladová cena a Zisk %.

Jak založím kopii existujícího dokladu?

V modulu interních dokladů kopírování k dispozici není. Založte nový doklad tlačítkem Interní doklad a položky zadejte znovu — u opakovaných textů vám práci usnadní tlačítko časté texty.

Kdo a kdy doklad naposledy měnil?

Klikněte v záhlaví dokladu na ikonu hodin — zobrazí se historie změn záznamu. Stejné údaje najdete i ve sloupcích Vytvořeno, Vytvořil, Změněno a Změnil v seznamu.

Proč se mi v dokladu nesouhlasí zaokrouhlení?

Záleží na formě úhrady. U dokladu hrazeného hotově se zaokrouhluje celková částka, u ostatních forem úhrady se rozdíl ze zaokrouhlení rozpouští do základů daně. Počet desetinných míst se řídí nastavením firmy.

Tipy a triky

? Tip: Barevné vlaječky přiřadíte na dokladu klávesovou zkratkou Alt+1 až Alt+4 — hodí se na rychlé rozdělení dokladů, které řešíte, od těch hotových.

? Tip: Ikona schránky vedle názvu dokladu zkopíruje číslo dokladu a název firmy najednou — ideální do e‑mailu nebo poznámky.

? Tip: Hledáte doklad podle zboží, které je na něm? Zapněte v seznamu Hledat v obsahu a hledejte název položky — jinak se prohledávají jen sloupce seznamu.

? Tip: Často používaný filtr si uložte mezi Uživatelské dotazy; předpřipravené filtry po splatnosti a nezaplacené jsou k dispozici rovnou v nabídce Filtr.

? Tip: Pracujete‑li s více číselnými řadami, nastavte pobočce její výchozí řadu pro interní doklady. Tlačítko Interní doklad ji pak použije samo a nabídku další číselné řady budete potřebovat jen výjimečně.

? Tip: Před zaúčtováním doklad uzamkněte. Zabráníte tím jeho pozdější změně i smazání a ostatní hned poznají, že je hotový.

? Tip: Rychlé součty pod seznamem si můžete vypnout, pokud pracujete s velkým počtem dokladů a chcete zrychlit načítání.