Hlídání změn starých dokladů

K čemu modul slouží

Obrazovka Hlídání změn starých dokladů je kontrolní deník: systém do něj sám zapisuje každou uživatelskou změnu dokladu, který je už starší než lhůta nastavená ve firmě (například 30 dní). Vy pak tyto změny procházíte, u každé vidíte kdo, kdy a co konkrétně na dokladu přepsal, a potvrzujete je tlačítkem Označit jako zkontrolované.

Typicky ji používá účetní nebo majitel firmy k tomu, aby ho nepřekvapilo, že se zpětně změnila částka na faktuře z minulého čtvrtletí, že někdo dodatečně doplnil položku na skladovém dokladu po inventuře nebo že byl smazán doklad z uzavřeného období.

Modul sám nic nemění a nedovolí změnu zablokovat — je detekční, ne preventivní. Jeho hodnota je v tom, že se změna neztratí a někdo ji musí odbavit.

Jak se do modulu dostanete

Menu → Seznamy → Hlídání změn starých dokladů

Druhá cesta je z úvodní obrazovky: dlaždice Změny starých dokladů má vpravo nahoře odkaz Zkontrolovat, který vede na tutéž obrazovku.

? Omezení: Položka v menu i dlaždice se zobrazí jen tomu, kdo má právo ke kontrole (viz Oprávnění). Ostatní uživatelé obrazovku nevidí a při pokusu otevřít ji přímo odkazem dostanou hlášení „Kontrolu změn starých dokladů vidí jen správce firmy nebo role s tímto právem.“

Než začnete: zapnutí hlídání

Dokud hlídání nezapnete, obrazovka zůstane prázdná a místo seznamu se objeví žluté upozornění: „Hlídání je vypnuté. Zapnete ho v Nastavení → Nastavení firmy → Hlídání změn starých dokladů.“ Nastavení má dvě části a musí platit obě zároveň, jinak se neeviduje nic.

1. Lhůta — pole „Hlídat změny dokladů starších než dní“

Zadejte počet dní (0–3650). 0 vypíná hlídání pro celou firmu, a to i tehdy, když máte zaškrtané jednotlivé agendy.

  • Kdy: Rozumná volba je taková lhůta, po které už doklad považujete za hotový a předaný. Účetní firmy často volí 30 (měsíc po vystavení už se faktura neupravuje) nebo 90 (po čtvrtletním přiznání k DPH).
  • Následek: Systém eviduje změnu tehdy, když je doklad starší než tato lhůta — hranice je ostrá. Při lhůtě 30 dní se úprava dokladu, kterému je přesně 30 dní, ještě nezapíše; zapíše se až od 31. dne.

2. Agendy — zaškrtávátka pro jednotlivé druhy dokladů

Ve stejné části nastavení je čtrnáct samostatných přepínačů: Hlídat faktury vydané, Hlídat faktury zálohové, Hlídat faktury přijaté, Hlídat pokladní doklady, Hlídat bankovní transakce, Hlídat platební příkazy, Hlídat inkasní příkazy, Hlídat dodací listy, Hlídat dodací listy přijaté, Hlídat skladové doklady, Hlídat zakázky, Hlídat nabídky, Hlídat objednávky a Hlídat úkoly.

  • Kdy: Zaškrtněte jen agendy, kde má zpětná změna skutečně následek — typicky daňové doklady a sklad. Nabídky a objednávky se běžně upravují dlouho po vystavení, takže jejich hlídání vygeneruje hodně šumu.
  • Následek: Nezaškrtnutá agenda se neeviduje vůbec. U každého zaškrtávátka je přímo v nastavení popisek, co konkrétně se v dané agendě hlídá a co ne (například u faktur vydaných: „Hlídá se hlavička i položky. Nehlídají se úhrady, upomínky, EET, odeslání e-mailem, stav dokladu a přepočet nákladových cen.“).

⚠️ Častá chyba: Hlídání nepracuje zpětně. Evidence začíná dnem, kdy funkci zapnete — změny provedené dřív v ní nikdy nebudou. Pokud potřebujete dohledat starší zásah, použijte historii změn na samotném dokladu.

Jak na časté úkoly

1. Denní odbavení nových změn

Nejčastější rutina: ráno zjistit, jestli někdo přes noc nehrabal do starých dokladů, a evidenci vyčistit.

  1. Na úvodní obrazovce se podívejte na dlaždici Změny starých dokladů. Je-li v ní velké číslo (například 7), klikněte na odkaz Zkontrolovat.
  2. Obrazovka se otevře už přednastavená na stav Nezkontrolované — vidíte jen to, co ještě nikdo neodbavil.
  3. U každého řádku se podívejte na sloupce Kdo a Max. dní po datu. Řádky, kde změnu udělal běžný uživatel u dokladu staršího než několik měsíců, si rozbalte odkazem Zobrazit změny.
  4. Změny, které jsou v pořádku, zaškrtněte a dole vyplňte Poznámka ke kontrole (například Oprava čísla účtu po reklamaci banky – schváleno).
  5. Klikněte na Označit jako zkontrolované.

Co se stane potom: Vyskočí hlášení typu „Označeno jako zkontrolované (7 změn).“ Odbavené doklady ze stavu Nezkontrolované zmizí a číslo na dlaždici se sníží. Je-li evidence prázdná, dlaždice napíše Bez nezkontrolovaných změn.

Častá chyba: Zaškrtnutí neznamená „souhlasím“ — znamená „viděl jsem to“. Podezřelý zásah nejdřív dořešte s uživatelem a teprve pak odbavte, jinak o něm už nikdo nebude vědět.

2. Zjistit, co přesně se na dokladu změnilo

Když chcete vědět, jestli šlo o nevinný překlep v popisu, nebo o přepsanou částku.

  1. Najděte řádek dokladu v seznamu.
  2. Klikněte na Zobrazit změny pod řádkem. Rozbalí se tabulka se všemi evidovanými zásahy do toho dokladu.
  3. Každý řádek detailu ukazuje datum a čas, jméno uživatele, zda šlo o hlavičku nebo položku, typ zásahu (změna / přidání / smazání) a konkrétní hodnoty ve tvaru název pole: stará hodnota → nová hodnota.
  4. Potřebujete-li vidět doklad v aktuálním stavu, klikněte na jeho Číslo ve druhém sloupci — doklad se otevře v nové kartě prohlížeče.

Co se stane potom: Nic se nezapisuje, rozbalení i otevření dokladu jsou jen prohlížení. Odbavit změnu musíte samostatně.

Častá chyba: Názvy polí v detailu jsou technické (price_total, inv_date). Nesnažte se je dohledávat v číselnících — porovnávejte hodnoty za dvojtečkou a k ověření významu otevřete doklad odkazem na číslo.

3. Odbavit jediný doklad bez zaškrtávání

Rychlá cesta, když v seznamu řešíte jednu konkrétní věc a nechcete se dotknout ostatních řádků.

  1. Najděte řádek dokladu.
  2. Ve sloupci Kontrola klikněte na tlačítko Označit jako zkontrolované přímo na tom řádku.

Co se stane potom: Formulář se odešle okamžitě a označí jen tento doklad — zaškrtnutá políčka u jiných řádků se ignorují. Zapíše se i Poznámka ke kontrole, pokud jste ji předtím vyplnili, takže poznámka platí i pro tento jeden doklad.

Častá chyba: Uživatelé zaškrtnou pět řádků, pak kliknou na řádkové tlačítko u šestého a myslí si, že odbavili všech šest. Odbaví se pouze ten šestý. Pro více dokladů použijte vždy tlačítko dole pod tabulkou.

4. Hromadně odbavit vše po dohodě s kolegou

Situace, kdy víte, že za sérií změn stojí jedna legitimní akce (přecenění, oprava sazby DPH, dodatečné doplnění dodacích listů).

  1. Ve filtru nastavte Nezkontrolované a vyberte agendu, například Skladový doklad.
  2. Případně zúžete výběr na jednoho uživatele a rozmezí dat — viz scénář 5.
  3. Klikněte na Filtrovat.
  4. Zaškrtněte políčko v hlavičce tabulky (v prvním sloupci) — označí se všechny řádky na stránce, u kterých je co odbavovat.
  5. Vyplňte Poznámka ke kontrole, například Hromadné přecenění skladu k 30. 6. – schváleno jednatelem.
  6. Klikněte na Označit jako zkontrolované.

Co se stane potom: Odbaví se všechny označené doklady a u každé jejich dosud neodbavené změny se uloží stejná poznámka i vaše jméno a čas.

⚠️ Častá chyba: Zaškrtávátko v hlavičce označí jen aktuální stránku (50 dokladů). Máte-li v seznamu víc stránek, musíte postup zopakovat na každé z nich.

5. Prověřit konkrétního uživatele za dané období

Použijete při podezření na neoprávněné zásahy, při předávání agendy nebo když chcete podklad k pohovoru s kolegou.

  1. Ve filtru zvolte stav Vše — chcete i to, co už někdo odbavil.
  2. V seznamu uživatelů vyberte konkrétní jméno, například Jana Nováková.
  3. Do prvního data zadejte začátek období (například 2026-07-01), do druhého konec (například 2026-09-30).
  4. Klikněte na Filtrovat.
  5. Postupně rozbalujte Zobrazit změny u jednotlivých dokladů.

Co se stane potom: Seznam se zúží na doklady, do kterých tento uživatel v daném období zasáhl. Sloupec Kdo může obsahovat i další jména — u dokladu se vypisují všichni, kdo ho měnili, ale do výběru se dostal kvůli filtrovanému uživateli.

Častá chyba: Obě data se vztahují k datu změny, ne k datu dokladu. Chcete-li „co se letos dělalo s loňskými fakturami“, zadejte letošní rozmezí a stáří dokladu čtěte ze sloupce Max. dní po datu.

6. Dohledat doklad, který už neexistuje

Smazání starého dokladu je nejcitlivější případ — v samotné agendě už ho nenajdete, ale tady zůstává.

  1. Ve filtru zvolte stav Vše a případně agendu, kde doklad chybí.
  2. Najděte řádek, u kterého je za číslem dokladu šedý štítek smazán.
  3. Rozbalte Zobrazit změny.

Co se stane potom: V detailu uvidíte řádek typu „hlavička – smazání“ se všemi hodnotami, které doklad měl v okamžiku smazání (ve tvaru pole: hodnota → ∅). Z toho lze doklad rekonstruovat ručně.

? Omezení: U smazaného dokladu není číslo odkazem — není kam kliknout, protože doklad už v agendě neexistuje. Modul ho neumí obnovit, slouží jen jako důkaz o tom, co bylo smazáno a kým.

7. Doložit kontrolu auditorovi nebo účetní

Když potřebujete ukázat, že zpětné zásahy nikdo neignoroval.

  1. Ve filtru zvolte stav Zkontrolované.
  2. Nastavte rozmezí dat podle kontrolovaného období a klikněte na Filtrovat.
  3. Ve sloupci Kontrola čtěte u každého dokladu zelený záznam: značku ✔, datum a čas kontroly a jméno toho, kdo ji provedl, a pod ním šedě vaši poznámku.

Co se stane potom: Nic se nemění, jde o čtení. Ve stavu Zkontrolované se pod tabulkou vůbec nezobrazí pole pro poznámku ani tlačítko pro označení — není tu co odbavovat.

Častá chyba: Poznámka je jediné místo, kde zůstane důvod změny. Odbavíte-li stovku změn bez poznámky, po půl roce už nikdo nedohledá, proč to bylo v pořádku.

8. Zpřístupnit kontrolu účetní, která není správce firmy

Standardně obrazovku vidí jen správce firmy; účetní k ní musíte právo přidat výslovně.

  1. Otevřete Menu → Seznamy → Skupiny oprávnění uživatelů.
  2. Vyberte skupinu, ve které je účetní zařazena.
  3. Modulu Hlídání změn starých dokladů nastavte výslovně povolený přístup.
  4. Uložte a nechte uživatele znovu načíst stránku.

Co se stane potom: Uživateli se objeví položka v menu a na úvodní obrazovce dlaždice Změny starých dokladů. Vidí a odbavuje výhradně doklady své firmy.

⚠️ Častá chyba: U tohoto modulu nestačí právo „nezakázáno“ — musí být výslovně povoleno. To je záměrné: jde o kontrolní nástroj, který by jinak byl dostupný všem, včetně lidí, jejichž práci má hlídat.

Přehled seznamu

Seznam je seskupený po dokladech, ne po jednotlivých změnách: jeden řádek = jeden doklad, i když se v něm sešlo deset zásahů. Nejnověji měněné doklady jsou nahoře.

Sloupec Význam Řazení / filtrování
(zaškrtávátko) Výběr dokladu pro hromadné označení. Zobrazí se jen u dokladu, kde je aspoň jedna neodbavená změna. –
Doklad Druh dokladu (Faktura vydaná, Skladový doklad, Úkol…). Filtr druhu dokladu
Číslo Číslo dokladu; odkaz otevře doklad v nové kartě. U smazaného dokladu jen text se štítkem smazán. –
Datum dokladu Datum, od kterého se počítá stáří (u faktur datum DPH nebo vystavení, u příkazů datum založení). –
Změn Počet evidovaných zásahů do tohoto dokladu. –
První změna Datum a čas nejstaršího evidovaného zásahu. –
Poslední změna Datum a čas nejnovějšího zásahu; podle něj je seznam řazen. Filtr data od/do
Kdo Jména všech uživatelů, kteří doklad měnili. Filtr uživatele
Max. dní po datu O kolik dní po datu dokladu došlo k nejpozdějšímu zásahu. –
Kontrola Stav odbavení: zelená značka ✔ s datem a jménem, poznámka, počet dosud neodbavených změn a tlačítko k odbavení. Filtr stavu

Barevné rozlišení ve sloupci Kontrola

  • Zelený text s ✔ – doklad už někdo zkontroloval; vedle je datum, čas a jméno kontrolujícího, pod ním šedě poznámka.
  • Žlutý text „+ N nezkontrolované“ – doklad byl v minulosti odbaven, ale od té doby do něj někdo znovu zasáhl. Tohle je nejdůležitější signál na celé obrazovce: znamená to opakovaný zásah do starého dokladu.
  • Šedý štítek „smazán“ u čísla – doklad už v agendě neexistuje.

Stránkování a prázdný seznam

Na stránce je 50 dokladů. Pod tabulkou jsou odkazy ← Novější a Starší → (řadí se podle poslední změny, takže „novější“ znamená nedávno měněné doklady). Když filtru nic neodpovídá, tabulka napíše Žádné změny.

Rozbalený detail změn („Zobrazit změny“)

Pod každým řádkem dokladu je rozbalovací odkaz Zobrazit změny. Po kliknutí se otevře tabulka jednotlivých zásahů — právě tady se rozhoduje, jestli je změna v pořádku.

Údaj v detailu Co znamená
Datum a čas Kdy k zásahu došlo.
Jméno Kdo zásah provedl.
hlavička / položka Zda se změnila hlavní část dokladu, nebo jeho položka (u zakázek i práce, u úkolů vlastní pole).
změna / přidání / smazání Typ zásahu. „přidání“ se u hlavičky nikdy neobjeví — založení dokladu se neeviduje.
Seznam hodnot Konkrétní pole ve tvaru pole: stará hodnota → nová hodnota. Znak ∅ znamená „prázdno“ (u přidání vlevo, u smazání vpravo).
Poslední údaj ✔ s datem kontroly a poznámkou, pokud je tato konkrétní změna už odbavená.

? Tip: Detail je jediné místo, kde poznáte rozdíl mezi nevinnou úpravou textu a přepsáním částky. Než cokoli odbavíte hromadně, projděte ho aspoň u dokladů s vysokým číslem ve sloupci Změn.

Filtry a pole

Modul nemá kartu ani formulář dokladu — jsou v něm pouze filtry nad seznamem a jedno pole pro poznámku.

Pole Povinné Stručně
Stav (Nezkontrolované / Zkontrolované / Vše) ne Co se má v seznamu zobrazit; výchozí je Nezkontrolované.
Druh dokladu (Všechny doklady + 14 agend) ne Omezení na jednu agendu.
Uživatel (Všichni uživatelé + jména) ne Kdo změnu provedl.
Datum od ne Dolní hranice data změny.
Datum do ne Horní hranice data změny.
Poznámka ke kontrole ne Text, který se uloží ke každé právě odbavované změně.

Stav

Určuje, které změny se do seznamu dostanou, a tím i to, co s nimi můžete dělat.

  • Kdy: Nezkontrolované pro denní rutinu (výchozí nastavení), Zkontrolované když dokládáte provedenou kontrolu, Vše při vyšetřování konkrétního dokladu nebo uživatele.
  • Následek: Ve stavu Zkontrolované se pod tabulkou vůbec nezobrazí pole Poznámka ke kontrole ani tlačítko Označit jako zkontrolované — v tomto stavu nelze odbavovat. Zaškrtávátka se u dokladu objeví jen tam, kde je aspoň jedna neodbavená změna, takže ve stavu Vše jsou některé řádky bez zaškrtávátka.

Datum od / Datum do

Rozmezí se vztahuje k datu a času, kdy byla změna provedena, nikoli k datu dokladu.

  • Kdy: Když vyšetřujete konkrétní období práce (měsíc, kdy byla ve firmě brigádnice; týden před uzávěrkou).
  • Následek: Do „od“ se počítá celý den od 00:00 a do „do“ celý den do 23:59, takže zadáním stejného data v obou polích dostanete jeden konkrétní den. Zadáte-li datum v jiném tvaru než RRRR-MM-DD, filtr se tiše ignoruje a uvidíte všechna data — proto použijte kalendář v poli, ne ruční psaní.

Poznámka ke kontrole

Volný text, který se uloží ke všem změnám právě odbavovaných dokladů.

  • Kdy: Vždy, když je důvod změny netriviální. Vyplňte ji před kliknutím na tlačítko — platí i pro řádkové tlačítko Označit jako zkontrolované.
  • Následek: Poznámka se uloží ke každé dosud neodbavené změně všech označených dokladů, tedy stejný text u deseti dokladů. Zpětně ji nelze změnit ani doplnit — jediná možnost, jak později něco dopsat, je poznámka u další změny téhož dokladu. Prázdnou poznámku systém uloží jako nevyplněnou.

Akce a tlačítka na obrazovce

Tlačítko / prvek Co udělá Kdy ho použít a co si dát pozor
Filtrovat Použije nastavené filtry (stav, druh dokladu, uživatel, rozmezí dat). Filtry se neuplatní samotnou změnou v seznamu — tlačítko je nutné stisknout.
Zaškrtávátko v hlavičce tabulky Označí nebo odznačí všechny doklady na stránce, u kterých je co odbavovat. Působí jen na aktuální stránku (50 dokladů).
Zaškrtávátko na řádku Vybere doklad do hromadného označení. Chybí u dokladů, které jsou už celé odbavené.
Označit jako zkontrolované (na řádku, ve sloupci Kontrola) Okamžitě odbaví všechny neodbavené změny tohoto jednoho dokladu. Rychlé řešení jednotlivého případu. Ignoruje zaškrtnutá políčka u ostatních řádků.
Označit jako zkontrolované (dole pod tabulkou) Odbaví všechny zaškrtnuté doklady a uloží k nim poznámku. Vedle tlačítka je popisek „označí vybrané doklady“. Hromadné odbavení. Zobrazuje se pouze ve stavu Nezkontrolované nebo Vše a jen když seznam není prázdný.
Zobrazit změny Rozbalí nebo zavře detail jednotlivých zásahů do dokladu. Jediná cesta k tomu, co se přesně změnilo. Nic nezapisuje.
Odkaz na čísle dokladu Otevře doklad ve své agendě v nové kartě prohlížeče. U smazaného dokladu odkaz chybí (místo něj štítek smazán).
← Novější / Starší → Přechod mezi stránkami seznamu. Zobrazují se jen tehdy, když je kam jít. Výběr zaškrtnutých řádků se přechodem ztratí — odbavte je před přelistováním.
Zkontrolovat (na dlaždici úvodní obrazovky) Otevře tuto obrazovku. Nejkratší cesta ke kontrole.

? Omezení: Obrazovka nemá tlačítka, která znáte z běžných dokladů — není tu Nový, Uložit, zámek dokladu, kopie, číselná řada ani mazání. Evidence se plní automaticky a jediná ruční operace je označení kontroly. Odbavení navíc nelze vzít zpět — tlačítko pro odznačení neexistuje.

Co se eviduje a co ne

Pochopení této sekce vám ušetří většinu dotazů typu „proč to tam není“.

Změna se zapíše, když platí všechno následující:

  • hlídání je zapnuté (lhůta větší než 0) a agenda dokladu je zaškrtnutá;
  • doklad je starší než nastavená lhůta (počítá se od data dokladu ke dnešku);
  • doklad nebyl založen dnes;
  • změnu provedl konkrétní uživatel (přihlášený člověk nebo uživatel napojeného rozhraní);
  • v hlídaných polích se skutečně něco změnilo.

Co se nezapíše nikdy:

Situace Proč
Založení nového dokladu Vytvoření dokladu není změna — a to i tehdy, když ho vystavíte se starým datem.
Zásah do dokladu založeného dnes Doklad se ještě dopracovává, i když je zpětně datovaný.
Automatické přepočty systému Za změnou nestojí člověk. Sem patří přepočty nákladových cen, zisku, skladových zůstatků.
Úhrady a jejich dopady Uhrazení staré faktury je běžný a legitimní úkon.
Odeslání dokladu e-mailem, upomínky, EET, export do banky, vytěžení dokladu Provozní úkony, které s obsahem dokladu nesouvisí.
Změna stavu dokladu, zamčení, přiložené soubory, pořadí položek Vyloučeno u všech agend.
Párování bankovních transakcí s doklady Záměrně se nehlídá.
Expedice a naskladnění Navazující proces, ne přepis dokladu.
Rozdíl v částce menší než 0,00001 Zaokrouhlovací šum, ne skutečná změna.

Odkud se počítá stáří dokladu

Pro většinu agend je to datum z dokladu (u faktur datum DPH, jinak datum vystavení; u skladových dokladů datum dokladu). Platební příkaz a inkasní příkaz nemají datum vystavení, proto se jejich stáří počítá od okamžiku založení.

Zvláštní případ: Úkol

U úkolů se hlídá jen zadání — zákazník, pobočka, kontakt, projekt, kategorie, priorita, popis, fakturace, fond času a vlastní pole. Nehlídá se stav, termíny, řešitelé, dokončení, chat, souhrn ani záznamy práce. Úkol tedy můžete dál normálně řešit, aniž by to generovalo záznamy; ohlásí se jen zpětná změna toho, co bylo zadáno.

? Tip: Nejste si jistí, co konkrétní agenda hlídá? Popisek je přímo u příslušného zaškrtávátka v Nastavení → Nastavení firmy → Hlídání změn starých dokladů a odpovídá skutečnému chování.

Dlaždice na úvodní obrazovce

Dlaždice Změny starých dokladů je hlavní důvod, proč si kontrolu vůbec vzpomenete udělat.

  • V záhlaví je název, za ním šedě (starších než N dní) podle nastavené lhůty, a vpravo odkaz Zkontrolovat.
  • Nejsou-li žádné neodbavené změny, dlaždice ukáže zeleně Bez nezkontrolovaných změn.
  • Jinak zobrazí velké číslo neodbavených dokladů, pod ním rozpad po agendách (například Faktura vydaná: 3, Skladový doklad: 1) a tabulku pěti naposledy měněných dokladů s druhem, číslem, datem dokladu, jmény uživatelů, časem poslední změny a stářím ve tvaru +142 dní.

? Omezení: Dlaždice se nezobrazí vůbec, pokud je hlídání vypnuté nebo nemáte právo ke kontrole. Počítá vždy jen neodbavené změny — po odbavení číslo klesne, i když změny zůstávají dohledatelné ve stavu Zkontrolované.

Mazání a omezení

Evidence je záměrně navržená tak, aby se nedala uklidit — v tom je celá její cena jako kontrolního nástroje.

  • Záznamy nelze mazat ani upravovat. V modulu není tlačítko pro smazání a evidenci nevyčistí ani smazání samotného dokladu — ten naopak dostane štítek smazán a jeho poslední obsah zůstane v detailu.
  • Označení kontroly je nevratné. Jednou odbavenou změnu už nelze vrátit mezi nezkontrolované.
  • Odbavuje se celý doklad, ne jednotlivá změna. Kliknutím odbavíte všechny dosud neodbavené změny daného dokladu, i ty, které jste v detailu nečetli.
  • Opakovaný zásah se objeví znovu. Změní-li někdo doklad po vaší kontrole, doklad se vrátí mezi nezkontrolované a u zelené značky se ukáže žluté „+ N nezkontrolované“.
  • Vidíte jen svou firmu. Doklady jiné firmy nelze zobrazit ani odbavit, a ve filtru uživatelů jsou pouze lidé z aktuální firmy.
  • Vypnutí hlídání data nesmaže. Nastavíte-li lhůtu na 0, přestanou se zapisovat nové změny, ale dosavadní evidence zůstane; obrazovka pak ale místo seznamu zobrazí upozornění, že je hlídání vypnuté.
  • Modul změnu nezastaví. Nejde o schvalovací proces — uživatel doklad změní a vy se to dozvíte až potom. Chcete-li změny skutečně zakázat, použijte uzamčení dokladu nebo uzávěrku v příslušné agendě.
  • Technické názvy polí. V detailu se hodnoty vypisují pod názvy databázových polí, ne pod názvy z formuláře.

Vazby na jiné moduly

Modul Co posílá / co bere Kterým polem nebo tlačítkem
Nastavení firmy (část Hlídání změn starých dokladů) Modul z něj bere lhůtu a seznam hlídaných agend; bez toho neeviduje nic. Pole Hlídat změny dokladů starších než dní a zaškrtávátka Hlídat …
Faktury vydané, Faktury zálohové, Faktury přijaté, Pokladní doklady, Bankovní transakce, Platební příkazy, Inkasní příkazy, Dodací listy, Dodací listy přijaté, Skladové doklady, Zakázky, Nabídky, Objednávky, Úkoly Tyto agendy do modulu posílají záznamy o zpětných změnách. Modul vrací odkaz na doklad. Automaticky při uložení či smazání; zpět odkazem na Číslo dokladu
Úvodní obrazovka Modul jí posílá počet neodbavených dokladů a pět posledních změn. Dlaždice Změny starých dokladů, odkaz Zkontrolovat
Uživatelé Modul bere jména do sloupce Kdo, do filtru uživatelů a k záznamu o kontrole. Výběr uživatele ve filtru
Skupiny oprávnění uživatelů Modul bere informaci, kdo smí kontrolu vidět. Výslovné povolení modulu Hlídání změn starých dokladů
Historie změn na dokladu Doplňkový zdroj: obsahuje i změny provedené před zapnutím hlídání a změny dokladů v rámci lhůty. Otevřením dokladu odkazem na jeho číslo

Oprávnění

Kdo Vidí obrazovku a dlaždici Může označit jako zkontrolované
Správce firmy ano, vždy ano
Uživatel ve skupině s výslovně povoleným přístupem k modulu ano ano
Uživatel bez tohoto práva (i když má jiná práva v systému) ne ne
Nepřihlášený uživatel ne ne

Přístup se řídí výslovným povolením, ne pouhou absencí zákazu. Kdo právo nemá, nenajde položku v menu, neuvidí dlaždici a přímý odkaz mu vrátí hlášení „Kontrolu změn starých dokladů vidí jen správce firmy nebo role s tímto právem.“

? Tip: Právo dávejte lidem, kteří doklady nevystavují — účetní, jednateli, internímu kontrolorovi. Kdo kontroluje sám sebe, může si vlastní zásah odbavit bez stopy o tom, že šlo o jeho vlastní změnu.

Rozhodovací vodítka / Kdy co

Jakou lhůtu nastavit

  • 30 dní – firmy s měsíční účetní uzávěrkou. Zachytí zásahy do dokladů z předchozího měsíce, ale ještě netrestá běžné dokončování rozpracovaných dokladů.
  • 90 dní – firmy s kvartálním DPH. Hlásí jen zásahy do dokladů z už podaného přiznání, tedy opravdu závažné případy.
  • 365 dní – když vám jde výhradně o zásahy do uzavřeného účetního roku. Nejmenší šum, ale nezachytí opravu z předchozího měsíce.
  • 0 – vypnuto. Volte jen tehdy, když evidenci vědomě nechcete; nepoužívejte to jako způsob, jak „umlčet“ hlášení.

Stav Nezkontrolované vs. Zkontrolované vs. Vše

  • Nezkontrolované – denní práce. Ukáže jen to, co ještě nikdo neodbavil, a dovolí odbavovat.
  • Zkontrolované – doložení kontroly zpětně. Nelze v něm odbavovat, protože tu není co.
  • Vše – vyšetřování konkrétního dokladu nebo uživatele, včetně toho, co už bylo odbaveno. Odbavovat lze, ale jen u řádků, kde je zaškrtávátko.

Řádkové tlačítko vs. hromadné označení

  • Řádkové tlačítko Označit jako zkontrolované – jeden konkrétní doklad, který jste právě prošetřili. Nejbezpečnější volba.
  • Hromadné označení (zaškrtávátka + tlačítko dole) – série změn se stejným důvodem, například přecenění nebo dávková oprava. Vyžaduje, abyste důvod znali předem a napsali ho do poznámky.

Tento modul vs. historie změn na dokladu

  • Hlídání změn starých dokladů – dozvíte se, že se něco stalo, aniž byste museli doklady procházet, a máte odbavovací mechanismus s poznámkou. Vidí ale jen období od zapnutí a jen doklady po lhůtě.
  • Historie změn na dokladu – detailní záznam u jednoho konkrétního dokladu bez ohledu na lhůtu i na dobu zapnutí hlídání. Použijte, když už víte, který doklad vás zajímá, nebo když potřebujete starší období.

Časté chyby

⚠️ Častá chyba: Zaškrtnu řádky a pak kliknu na tlačítko u jednoho z nich. Odbaví se pouze ten jeden doklad. Pro více dokladů vždy použijte tlačítko Označit jako zkontrolované dole pod tabulkou.

⚠️ Častá chyba: Odbavím vše bez poznámky, ať je čisto. Tím z evidence zmizí jediná informace, která by za rok měla cenu — důvod změny. Vyplňte aspoň krátký text.

⚠️ Častá chyba: Označím vše na první stránce a myslím, že jsem hotov. Zaškrtávátko v hlavičce platí jen pro aktuálních 50 dokladů a přechodem na další stránku se výběr ztrácí.

⚠️ Častá chyba: Zapnu hlídání a čekám, že uvidím, kdo loni změnil fakturu. Evidence začíná dnem zapnutí. Pro starší období otevřete historii změn na konkrétním dokladu.

⚠️ Častá chyba: Nastavím lhůtu, ale nezaškrtnu žádnou agendu (nebo naopak). Musí platit obojí — lhůta větší než 0 a zaškrtnutá agenda.

⚠️ Častá chyba: Považuji žluté „+ N nezkontrolované“ za zbytek po mojí kontrole. Naopak — je to nový zásah do dokladu, který jste už jednou odbavili. Takový případ si zaslouží pozornost především.

Časté otázky

Proč se neobjevila změna faktury, kterou jsem právě upravoval? Nejčastěji proto, že faktura ještě není starší než nastavená lhůta, byla založena dnes, nebo jste změnili jen pole, které se nehlídá (úhrada, stav dokladu, odeslání e-mailem). Zkontrolujte také, že je agenda Hlídat faktury vydané zaškrtnutá.

Jde označení jako zkontrolované vrátit? Nejde. Záznam kontroly je trvalý. Pokud jste odbavili omylem, napište to jako poznámku k další kontrole téhož dokladu, případně věc vyřešte mimo systém.

Co znamená ∅ v detailu změn? Prázdnou hodnotu. ∅ → 1500 znamená, že pole bylo prázdné a nově má hodnotu 1500; 1500 → ∅ znamená, že hodnota byla odstraněna (typicky při smazání položky nebo celého dokladu).

Uvidím v modulu i změny, které udělal systém sám nebo napojený e-shop? Automatické přepočty systému ne — u nich není žádný uživatel. Změny provedené přes napojené rozhraní se evidují pod jménem uživatele, jehož přístup rozhraní používá.

Proč v seznamu nevidím kolegu, o kterém vím, že doklady mění? Filtr uživatelů obsahuje jen lidi zařazené do aktuální firmy. Pokud kolega v této firmě není, jeho jméno se ve filtru neobjeví.

Tipy a triky

? Tip: Nejrychlejší denní rutina je přes dlaždici — dokud na ní svítí Bez nezkontrolovaných změn, obrazovku nemusíte vůbec otevírat.

? Tip: Řaďte si práci podle sloupce Max. dní po datu. Změna dokladu po 400 dnech je jiná kategorie problému než změna po 35 dnech.

? Tip: Než nastavíte lhůtu natrvalo, zapněte hlídání jen pro faktury a sklad a týden se dívejte, kolik záznamů vzniká. Příliš krátká lhůta zaplaví evidenci běžnou prací a lidé si zvyknou odbavovat bez čtení.

? Tip: Do poznámky pište i to, kdo změnu schválil — Opravu čísla účtu schválil jednatel 12. 9. 2026. Je to jediné místo, kde tato informace v systému zůstane.

? Tip: Při předávání agendy nové účetní pusťte filtr se stavem Vše a rozmezím dat za poslední rok. Dostanete přehled všech zpětných zásahů, které kdy někdo do starých dokladů udělal.